エクセルで請求書を作成する際、用紙サイズの選択は非常に重要です。A4、B5、A5のそれぞれのサイズが持つ特性とその使用状況について詳しく解説します。
1. 物理的な特性と提供するスペース
A4サイズ（210mm×297mm）は最も一般的な用紙サイズで、詳細な情報を多く含むことが可能です。一方、B5（182mm×257mm）とA5（148mm×210mm）は、A4よりも小さく、必要最低限の情報のみを記載する際に便利です。B5とA5はA4と比べて小さいため、自社での保管や取引先での保管が簡単で、特に大量の請求書を取り扱う必要がある場合は便利かもしれません。
2. ビジネスとクライアントのニーズ
A4サイズの請求書は、情報量が多いか、詳細な明細が必要なビジネスに適しています。一方、小さなビジネスや個々のプロジェクトでは、B5やA5が充分である場合があります。これらは必要最低限の情報を含み、運搬や保管も簡単です。
3. 業界の規範と習慣
特定の業界では、A4、B5、A5のどれが一般的に使用されているかについての標準が存在する場合があります。このような規範は、顧客の期待を満たすために考慮すべき重要な要素です。
4. 自社が使う用紙の選択
普段、自社が使う用紙を用いれば、取引先ごとに用紙の大きさを変更する必要がないため、その意味で、今自社で使っている用紙を使うべきという考え方もあります。
総じて、請求書の用紙サイズは、「これでなければならない」というルールがありませんので、「自社がいかに便利か」「取引先がいかに便利か」この二つは両立はしない場合もありますが、極力、どちらにとっても利点のある用紙を選ぶことが大切です。
