「紙の見積書をなくす」シリーズ。
今回は、
印鑑（ハンコ）は画像データでOK
についてです。
2021年に入って、印鑑の不要論が一気に高まりました。
「契約書のハンコ不要」、政府が見解 対面作業削減狙う
https://www.nttdocomo.co.jp/biz/special/column/00211/01.html
意外と知られていませんが、法律上、原則として印鑑は不要なんです。
・私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
・特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。押印に関するQ&A- 経済産業省
https://www.meti.go.jp/covid-19/ouin_qa.html
ですが、古くからの商慣習により、まだまだ押印を求める取引先が多いのは事実であり、データの見積書ではなく、押印された紙の見積書を求める取引先があるのも事実です。
当社も、（エクセル作成を含めた）業務全体で見ても、紙の見積書をお求めになるお取引先はおおむね3割はいらっしゃいます。
これは私の予想ですが、おそらくは、押印がゼロになることはありませんが、「不要という取引先がほとんどで、たまに必要な取引先があるくらい」になるのではないかと推察しています。
いずれにしても、今の段階では、印鑑があったほうが取引先に便利ですので、ではエクセルで作った見積書にどのように押印するか、というのが、今回のお題です。
非常に簡単で、画像形式にすればいいんですね。
白い事務用紙に貴社の社印を押してください。それをスキャナで高画質でスキャンしていただき、画像処理ソフトで余白をカットすれば、画像ファイルはできあがります。
それをエクセルに乗せ、透過する形で載せれば、はい完成です。
そして取引先向けに作成した見積書をPDFに変換して、あとはメールで先方に送るだけです。
・プリントアウトする
・押印する
・住所ラベルを印刷する
・封筒に貼る
・見積書を入れる
・ポストに投函する
これらがすべてカットされますので、ものすごい省力化です。
やらない手はありません。
最近では、電子印鑑なるものも販売されており、製作してくれる業者もありますので、それを用いても良いと思います。
この辺の画像作成も当社でご対応していますので、ご遠慮なくお申しつけください。
